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生成AIへ文章を貼り付ける前に、私はサービス名ではなく、まず情報の中身を見ます。
同じ生成AIでも、個人向けと法人向けでは契約条件が異なります。学習への利用、保存期間、管理者が見られる範囲も、サービスやプランによって変わります。
そこで合同会社Pharmapiaでは、入力候補を4段階に分けてから、利用環境を確認しています。これは法律上の分類ではなく、確認漏れを減らすための社内用チェックシートです。
4段階で仕分ける
レベル1｜すでに公開している情報
公式サイト、公開済みのプレスリリース、自社が公開した記事などです。
ただし、公開されている情報が、そのまま自由に再利用できるとは限りません。著作権、利用条件、情報の正確さは別に確認します。
レベル2｜社内だけで使う一般情報
個人情報や機密情報を含まない業務手順、会議の論点、社内向けの一般的なメモなどです。
会社が利用を認めた生成AIを使い、作業に不要な固有名詞、日付、金額を外してから入力します。「社内情報だから大丈夫」とは判断しません。
レベル3｜契約や事業に関わる機密情報
秘密保持契約の対象、未公開の価格、事業計画、顧客別の提案書、公開前のソースコードなどです。
一般向けの生成AIには入力しません。業務上必要な場合でも、情報の管理責任者が契約条件、保存期間、アクセス権限、削除方法を確認した環境に限ります。
レベル4｜個人を識別できる情報
氏名や連絡先だけでなく、顧客名簿、従業員情報、患者や介護利用者を識別できる服薬情報、相談記録、経過記録も含みます。
氏名を消しても、所属、日付、年齢、経過の組み合わせから本人を推測できる場合があります。一般向けの生成AIへは入力しません。
入力前の7項目
元の情報は、誰でも見られる状態で公開されているか
個人、取引先、案件を識別できる情報が含まれていないか
秘密保持契約、社内規程、利用規約で外部送信が制限されていないか
今回の作業に、その情報が本当に必要か
固有名詞、日付、金額、識別番号を削除または置換できないか
学習への利用、保存期間、管理者の閲覧範囲、削除方法を確認したか
入力してよいと判断する責任者が決まっているか
一つでも答えが出ないときは、そこで入力を止めます。分からない項目を、元の情報ごと生成AIへ貼り付けて質問するわけにはいきません。
記録用テンプレート
私は「入力してよい」と判断した理由も残します。契約や設定が変わったとき、以前の判断を見直せるからです。
利用目的：
入力予定の情報：
情報の管理者：
4段階の分類：レベル1、2、3、4
削除または置換する項目：
利用する生成AIと契約プラン：
学習への利用：
保存期間と削除方法：
管理者が閲覧できる範囲：
確認した規程と契約：
承認者：
判断：入力可、条件付き、入力不可
確認日：
迷ったときの置き換え方
実データを渡さなくても、文章の型や確認手順は作れます。
実名を「担当者A」「取引先B」に変える
実際の日付を「契約開始日」「更新予定日」に変える
金額を架空の数値に置き換える
相談記録を使わず、構造だけを再現した架空例を作る
元資料の全文ではなく、必要な項目名だけを渡す
置き換えた後も、情報の組み合わせから元の人物や案件を推測できないか確認します。
ファクトチェック
確認日：2026年7月31日
個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用規約やプライバシーポリシーを確認し、入力する情報に応じて利用を判断するよう注意を促しています。入力した個人データが学習に使われる場合は、個人情報保護法上の規律も確認する必要があります。
IPAは、クラウドAIへ営業秘密を入力しないことを、利用者向けの基本的な対策として挙げています。
4段階の分類と7項目は、これらの注意事項を実務へ落とし込んだ合同会社Pharmapia独自の整理です。
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